Voor coffeeshophouders in de deelnemende gemeenten eindigt de gesloten keten pas bij de klant. Artikel 15 van de Regeling, uitgewerkt in Bijlage IV (onderdeel B), bepaalt welke gegevens de coffeeshop in het track-and-tracesysteem registreert.
Wat registreert een coffeeshop?
- Ontvangen producten, elke levering van een aangewezen teler wordt bij binnenkomst geregistreerd, zodat de digitale voorraad aansluit op wat er fysiek in de (week)voorraad ligt;
- Verkooptransacties, de verkoop aan klanten wordt vastgelegd, zodat verkochte verpakkingseenheden uit de ketenadministratie worden afgeboekt;
- Derving, verlies dat niet uit verkoop voortkomt (bijvoorbeeld beschadigde of onverkoopbare verpakkingen) wordt als derving geregistreerd;
- Retouren, producten die teruggaan naar de teler worden als retour vastgelegd.
De registratieplicht in de dagelijkse praktijk
Een coffeeshop verwerkt op een drukke dag honderden transacties. De registratieplicht betekent dat al die verkopen, naast de eigen kassa-administratie, verantwoord moeten worden in het systeem van de overheid. Sinds april 2025 bestaat er een koppeling waarmee gegevens uit de eigen administratie efficiënter in het track-and-tracesysteem kunnen worden ingevoerd, in plaats van dubbele handmatige invoer.
In de praktijk maakt de inrichting van de eigen kassa het verschil: een kassasysteem (POS) dat is afgestemd op het experiment, met registratie per verpakkingseenheid, automatische voorraadafboeking en vastlegging van derving en retouren, sluit direct aan op wat de regelgeving van het ministerie van J&V van de coffeeshophouder vraagt, en voorkomt dat de registratie aan het eind van de dag handmatig moet worden rechtgetrokken. Zo blijft de administratie ook bij een controle van de gemeente of bij een digitale inspectie sluitend.
Wie controleert dit?
Het toezicht op de naleving door coffeeshophouders ligt bij toezichthouders die de burgemeester aanwijst in de eigen gemeente. Zij kunnen de registraties vergelijken met de fysieke voorraad in de shop. Lees meer op Burgemeesters en gemeenten.