Het datamodel in het kort
- Ontvangst, elke levering van een aangewezen teler wordt bij binnenkomst geregistreerd, per verpakkingseenheid.
- Verkoop, elke transactie boekt verkochte eenheden af uit de ketenadministratie.
- Derving, verlies buiten verkoop om (bijv. beschadigde verpakkingen) wordt apart vastgelegd.
- Retouren, producten die teruggaan naar de teler worden als retour geregistreerd.
- Elke eenheid is gekoppeld aan de unieke identificatiemarkering: één markering = één verpakking.
De sluitende optelsom, ontvangen voorraad = verkocht + derving + retour + aanwezige voorraad. Op dit principe controleren toezichthouders; een systeem dat deze balans per eenheid bewaakt, sluit direct aan op de regelgeving.
De koppeling met het track-and-tracesysteem
Registratie in het door de overheid beschikbaar gestelde systeem is de formele verantwoording, eigen administraties zijn geen vervanging (artikel 33 Besluit). Sinds april 2025 bestaat er een koppeling waarmee gegevens uit de eigen (kassa)administratie efficiënter in het track-and-tracesysteem worden ingevoerd, in plaats van dubbele handmatige invoer. De precieze registratieverplichtingen staan in artikel 15 en Bijlage IV (onderdeel B) van de Regeling.